Privacyverklaring

AVG in werking op 25 mei 2018

Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevens-verwerking in werking (de AVG). De AVG, of GDPR in het Engels, heeft vanaf dat moment kracht van wet in alle lidstaten van de Europese Unie. De AVG heeft verstrekkende gevolgen voor alle organisaties die werken met persoonsgegeven, zoals persoons-namen, woon- en emailadressen. Dus ook de Monumenten-vereniging moet zich houden aan de regels van de AVG.

Verkrijging van adressen

De Monumentenvereniging heeft in november 2017 en februari 2018 met hulp van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk brieven gestuurd aan de eigenaren van beeldbepalende (CHW) panden en Rijksmonumenten en gemeentelijke monumenten. Daarbij is gebruik gemaakt van door de gemeente geadresseerde brieven. In die brieven hebben wij aan geïnteresseerden gevraagd om hun emailadres aan ons bekend te maken. Dat maakt het voor onze vereniging een stuk makkelijker (en goedkoper) om onze leden en geïnteresseerden te bereiken.

Daarbij moet worden aangetekend dat de postadressen van de betreffende CHW-panden en monumenten in verschillende openbare documenten te vinden zijn. Dat wil overigens niet zeggen dat de eigenaren in alle gevallen ook op die adressen wonen. Wij zijn afhankelijk van de opgaven van de eigenaren zelf aan wie wij onze brieven moeten adresseren.

Beheer van adressen

De (email-) adressen van leden en geinteresseerden worden bijgehouden in een eenvoudig spreadsheet op Google Drive. De wijze waarop Google gegevens bewaard valt onder de Privacy Shield overeenkomst tussen de EU en de VS. De vereniging vertrouwd erop dat die regels nauwgezet door Google worden nageleefd.

Ten behoeve van het verzenden van de nieuwsbrief zijn de emailgegevens overgenomen in een MailChimp bestand. De vereniging maakt gebruik van MailChimp omdat de verzending van email aan zeer strenge EU en nationale regels is gebonden. Op die manier zijn wij er zeker van dat wij nieuwsbrieven op de juiste manier worden verzonden en de adresgegevens op de juiste manier worden verwerkt.

Binnen de vereniging hebben alleen leden van het bestuur, en degenen die zich bezig houden met het versturen van de nieuwsbrief en de controle van de financiën toegang tot de (email-) gegevens door middel van een alleen hen bekende link.

Nieuwe adressen worden verkregen door opgave door nieuwe leden of geïnteresseerden zelf, bijvoorbeeld na ontvangst van onze papieren nieuwsbrief op het adres van een CHW-pand of monument, of doordat de nieuwsbrief door leden of bestuur aan hen is doorgezonden (in de nieuwsbrief is een contact button opgenomen).

Inzagerecht

Personen waarvan de (email-) gegevens door de vereniging worden bewaard hebben verschilende rechten, zoals het recht op inzage, op wijziging of op vernieting (na enige tijd). Daar tegenover staan de rechten van de vereniging om (email-) gegevens een tijdlang te mogen bewaren, bijvoorbeeld om contributie te kunnen innen.

Wanneer u meer wilt weten over de manier waarop de vereniging (email-) gegevens bewaard, of wanneer u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u zich wenden tot het bestuur via onderstaande contact button.

Monumenten en erfgoed in de gemeente Bodegraven-Reeuwijk